Kleines Update, unzählige Möglichkeiten
Von vielen lang herbeigesehnt und jetzt endlich verfügbar: Ab sofort kannst Du in factro Teilaufgaben erstellen, um Deine Projektplanung noch feiner zu gestalten. Mit „Teilaufgaben“ kannst Du nichts anfangen? Dann vielleicht aber mit den Begriffen „Unteraufgaben“, „Mini-Tasks“, „ToDos“…
Wir zeigen Dir auf die Schnelle, wie’s geht, damit Du direkt loslegen kannst!
- Wofür eigentlich Teilaufgaben?
- Teilaufgaben erstellen: So geht`s
- Machbare Schritte in Deinem Projekt setzen
- Ein echtes Upgrade fürs Teamwork!
1. Wofür eigentlich Teilaufgaben?
Im Idealfall ist eine Aufgabe in Deinem Projekt kompakt und griffig. Das heißt, es handelt sich um eine Tätigkeit, die bisher in der Checkliste in Teilschritte runtergebrochen wird, trotzdem aber abschließbar ist und in einem überschaubaren Zeitraum erledigt werden kann.
Tipp: Du willst Aufgaben so aussagekräftig wie möglich gestalten, um es nicht nur Dir, sondern auch Deinem Team leicht zu machen? Dann findest Du Tipps & Tricks dazu in unserem Webinar
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Auch wenn wir uns viel Mühe bei der Vorplanung geben und versuchen, alle Eventualitäten mit zu bedenken, sind das natürlich Laborbedingungen.
Der Inhalt und das Ziel einer Aufgabe entwickelt sich mit der Zeit immer weiter. Die Aufgabe wächst und wird dann vielleicht größer und komplexer als ursprünglich gedacht. Ggf. reicht eine Ausführung auch nicht mehr aus, um alle ToDos in der Aufgabe abzudecken. Wie können wir als Verantwortung jetzt weiterhin dafür sorgen, die Aufgabe vernünftig zu steuern, sodass alle Bescheid wissen, was zu tun ist?
Die Lösung: Unterteilung der Aufgabe in machbare Schritte. Wie das – jetzt nach unserem neuen Update – funktioniert, spielen wir einmal gemeinsam durch.
2. Teilaufgaben erstellen: So geht`s
Das neue Feature ist denkbar einfach anzuwenden, bietet dabei aber unzählige Möglichkeiten, wenn es um die Workflows geht, die sich hiervon ableiten lassen… Aber erstmal ganz konkret:
Die Anlage
Von dem Namen Checkliste haben wir uns verabschiedet! Immer noch an derselben Stelle findest Du jetzt die „Teilaufgaben“, die Deine Aufgabe in die einzelnen Schritte unterteilen. Jeder Teilaufgabe kannst Du jetzt eine eigene Deadline und eine separate Ausführung geben. D.h. eine Aufgabe kann mehrere Ausführende beinhalten, die sich dann jeweils um die Teilaufgaben kümmern.
Umwandlung zur Aufgabe
Brauchst Du nicht nur eine Deadline für das einzelne ToDo, sondern auch ein Startdatum, und juckt es Dich schon in den Fingern, eine Prio festlegen zu wollen, ist das ein klares Indiz dafür, dass es sich bei der Teilaufgabe eigentlich eher um eine vollumfängliche Aufgabe handelt.
Eine Umwandlung zur Aufgabe ist mit Klick auf das 3-Punkte-Menü schnell getan. Die neue Aufgabe wird dann im selben Paket unterhalb der Ursprungsaufgabe angelegt. Dabei werden alle Angaben – Ausführung (und damit auch Verantwortung), die Deadline sowie Projekt- und Paketzuordnung – in die neue Aufgabe übernommen.
Hier werden Teilaufgaben angezeigt
Die Teilaufgaben siehst Du natürlich nicht nur in den Aufgabendetails. Schließlich möchtest Du weiterhin auch zu kleineren Tätigkeiten up to date sein und nichts vergessen.
Deswegen werden Dir unter „Meine Aufgaben“ nicht mehr nur Aufgaben, sondern auch die dazugehörigen Teilaufgaben, die auf Deinem Tisch liegen, angezeigt.
Du hast für eine Teilaufgabe die Ausführung zugeteilt bekommen? Dann erhältst Du diese Benachrichtigung natürlich gewohnt automatisch – wie bei einer Aufgabe – im Newsfeed und zusätzlich auch in der Alarmglocke.
So hast Du mehr Flexibilität bei der Gestaltung von Aufgaben, da eine Untergliederung sowie eine Umwandlung jederzeit möglich sind. Die Frage, die noch aussteht: Wie kannst Du diese Flexibilität bestmöglich nutzen?
3. Machbare Schritte in Deinem Projekt setzen
Der erste Mehrwert liegt klar auf der Hand: Du kannst Dein Team noch besser bei seiner Selbstorganisation unterstützen, indem die einzelnen Teilschritte jetzt noch detaillierter ausdifferenziert werden können und die Erwartungshaltung zu jeder Zeit für alle transparent ist.
Mit Deadlines für jede Teilaufgabe wird die Aufgabe zusätzlich einschätzbarer: Sind alle ToDos eigentlich noch zeitlich zu schaffen? Ist allen Beteiligten klar, welche Kette an einem einzelnen ToDo hängen kann? Das kannst Du zukünftig mit JA beantworten. Der Zeitraum der Aufgabe ist nun viel besser zu überblicken und Prognosen können viel genauer auf dieser Basis erfolgen.
Zusätzlich ist klar kommuniziert, wer eigentlich welchen Teil der Aufgabe übernimmt, falls doch mal ein Dokument von einer weiteren Person beigesteuert wird oder die Aufgabe aufgeteilt werden soll.
Teilaufgaben nutzen vs. Ausführung wechseln
Jetzt fragst Du Dich wahrscheinlich, worin der Unterschied zum bisherigen Workflow besteht. Bis jetzt hast Du dafür sicherlich immer die Ausführung gewechselt, oder?
Natürlich ist es nach wie vor möglich, direkt die ganze Aufgabe einen Schreibtisch weiter zu geben, indem die Ausführung während der Bearbeitungszeit gewechselt – also neu besetzt – wird. Dies hat aber wiederum Konsequenzen für die Ressourcenauslastung, da der Rest-Aufwand einer Aufgabe auf den Schultern der Ausführung liegt. Wenn diese regelmäßig wechselt (auch wenn es sich dabei vielleicht nur um ein schnelles ToDo handelt), können Verfügbarkeiten schwieriger eingeschätzt werden. Warum? Weil gar nicht klar ist, welches Teammitglied die Aufgabe eigentlich hauptsächlich bearbeitet.
Mit dem Zuweisen von Teilaufgaben ist diese Frage eindeutig geklärt: Die ausführende Person der Aufgabe kümmert sich auch hauptsächlich um die Erledigung und trägt den Aufwand. Die Ausführenden der einzelnen Teilaufgaben übernehmen lediglich einzelne Bestandteile, arbeiten also zu. Ihre benötigte Ressource wird nicht explizit in der Auslastungsübersicht abgebildet.
4. Ein echtes Upgrade fürs Teamwork!
Die Zuordnung von einzelnen Ausführenden in den Teilaufgaben ermöglicht darüber hinaus mehr Spielraum für ein noch besseres Teamwork. Denn die Zuteilung von einzelnen Aufgabenschritten erfolgt bisher i.d.R. allein durch den Verantwortlichen der Aufgabe bzw. – noch eine Ebene darüber – von der Projektverantwortung, die direkt für das gesamte Projekt Verantwortliche und Ausführende auf die Aufgaben verteilt.
Nun ist die Ausführung am Zug! Da hier oftmals die Expertise für die Aufgabe liegt, ist das Anreichern der Teilaufgaben sowieso schon in vielen Organisationen „Sache der Ausführung“. Schließlich unterstützen einzelne Punkte auch die Selbstorganisation bei der Bearbeitung. Umso gewinnbringender ist es natürlich, wenn die Ausführung die heruntergebrochenen Teilaufgaben nun auch direkt bei Bedarf im Team verteilen kann.
Das Team kann sich so viel besser untereinander organisieren und ist dabei nicht mehr auf die Steuerung durch die Verantwortung angewiesen. Das trägt zum selbstbestimmten und verantwortungsbewussten Arbeiten bei und fördert auch die Kommunikation untereinander.
Eine Aufgabe wird so zu einem kompakten Bündel aus Teilaufgaben. Der Unterschied zur bisherigen Kette an Aufgaben (oftmals durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen voneinander abhängig) liegt klar auf der Hand: Die einzelnen Schritte sind viel enger verwoben und das Verständnis fürs „große Ganze“ wird im Team gestärkt. Innerhalb einer Aufgabe ist viel ersichtlicher, welche Auswirkungen die einzelnen Bearbeitungsschritte untereinander haben. Alles greift ineinander und bleibt im Fluss.
In Meetings zur Abstimmung kann das gewinnbringend genutzt werden, indem die Ausführung einzelne Teilschritte im Team bespricht und im direkten Austausch zuteilt.
Ist das Team top eingespielt und möchte sich so flexibel wie möglich aufstellen, kann die Zuteilung der einzelnen Teilschritte natürlich auch direkt durch die Person erfolgen, die den Punkt erledigen will/kann. So picken sich alle Teammitglieder die einzelnen Punkte selbst, sorgen aber zu jeder Zeit für Transparenz in der Gruppe.
Take The Chance!
Nutze unser Upgrade und setz Dich mit Deinem Team zusammen: Wie könnt Ihr Eure Workflows noch optimieren? Welche Arbeitsweise entspricht Eurem Teamspirit eigentlich am meisten? Und wie könnt Ihr Teilaufgaben dafür nutzen, Arbeitsabläufe entsprechend neu zu gestalten?
Teil uns Deine Erfahrungen gerne mit und gib uns Feedback zu den Teilaufgaben über info@factro.de
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die (Teil-)Aufgaben. Erfahre hier, wie Du die Teilaufgaben nutzen kannst und wie die Ressourcenauslastung funktioniert.
