Anbindungen an Deinen Kalender
Für jede Termineinstellung den Kalender wechseln und dann nicht mehr wissen, zu welcher factro Aufgabe der Termin überhaupt gehört? Damit ist jetzt Schluss! Denn Du kannst direkt aus factro heraus Deinen Termin ganz einfach planen. So stellt factro eine schnelle Anbindung zu deinem Standardkalender her. Wir zeigen Dir, wie Du Deinen Workflow mit unserem neuen Feature noch weiter optimieren kannst.
- Terminplanung in factro: So geht’s!
- Terminplanung für Kick-offs nutzen
- Terminplanung zur Selbstorganisation
Verbesser Deinen Workflow und lasse Aufgaben nicht im Stress untergehen
1. Terminplanung in factro: So geht’s!
Die direkte Anbindung an den eigenen Kalender aus factro heraus wird im Alltag für Dich eine große Erleichterung. Denn mit factro kannst Du jetzt noch mehr Zeit einsparen, Termine schnell planen und alle Beteiligten auf den gleichen Stand bringen. Die praktische Funktion versteckt sich an verschiedenen Stellen. Termine direkt aus factro planen kannst du nämlich…
- im Projektkopf.
- auf Paketebene.
- für einzelne Aufgaben.
- für die Meeting-Agenda im Fokus.
Einfache und schnelle Terminerstellung
Die Option zur Terminplanung findest Du ganz einfach über das 3-Punkte-Menü der Aufgabe, des Pakets oder des Projekts. Du kannst anschließend Deinen cloudbasierten Kalender auswählen. Hier können Anbindungen, zum Beispiel an den Google Calendar oder Office 365 Calendar, ausgewählt werden. Weitere Kalender sind ebenfalls möglich. Du nutzt bspw. keinen Kalender in der Cloud? Dann kannst Du den Termin natürlich auch als ICS-Datei downloaden und versenden.
Plane Termine direkt aus factro heraus!
Hast Du Deinen Kalender ausgewählt, öffnet sich dieser direkt und es erscheint die Termin-Maske, in der Du Termine individuell anpassen kannst. Jetzt kannst Du sehen, dass das Fenster mit vielen Informationen (z.B. aus der Aufgabe) schon vollständig befüllt ist. So wird der Titel der Aufgabe automatisch der Titel des Termins und in der Beschreibung findest Du automatisch den Link zur entsprechenden factro Aufgabe, sodass Du auch hier wieder schnell zwischen Kalender und factro springen kannst und alle Beteiligten Bescheid wissen, worauf sich der Termin bezieht.
Du wirst sehen, wie enorm viel Zeit Du sparst, weil alle wichtigen Informationen schon automatisch im Termin stehen und nicht mehr doppelt eingetragen werden müssen. Auch die Fehleranfälligkeit ist so viel geringer.
Lade Dein Team ein!
Du willst ja vielleicht nicht nur alleine in Deinem Termin abhängen, sondern Dich mit anderen besprechen. Auch hier macht es Dir factro leicht – Denn alle Beteiligten, die Zugriffsrechte haben, werden automatisch in der Termin-Maske übernommen, um ihnen eine Einladung zu senden. So kannst Du auch hier wieder viel Zeit sparen und musst nicht alle Mitarbeitenden einzeln hinzufügen. Natürlich kann man in der Termineinladung auch einzelne Personen aus dem Team herausnehmen, wenn das Meeting in einem kleineren Rahmen geplant werden soll. Andersherum geht das natürlich auch.
Zeit sparen bei der Meeting-Einladung
2. Terminplanung für Kick-offs nutzen
Für den Start eines neuen Projektes sollen alle Beteiligten abgeholt werden? Dann bietet sich ein Kick-off-Meeting an. Auch das kannst Du aus factro heraus planen, indem Du die neue Funktion einfach für den Projektkopf anwendest. In einem Rutsch bekommt Dein Team eine Termineinladung. In der Beschreibung ist diesmal nicht der Link zu einer spezifischen Aufgabe, sondern direkt zum Projektkopf gesetzt. So wissen alle, über welches Projekt gesprochen werden soll.
Dies hat auch den Vorteil, dass sich die Mitarbeitenden selbst optimal vorbereiten und in das Thema einarbeiten können. Mit einem Sprung ins factro Projekt über den Link in der Terminbeschreibung kann die Vorbereitung losgehen. Schließlich sind Meetings wirklich nur dann effizient, wenn alle im Thema sind, konstruktive Fragen gestellt werden und man nicht bei null anfängt.
Du hast einen Sprint geplant und möchtest nun in einem kurzen Austausch alle zu den neuen Aufgaben abholen? Dann bietet sich die Planung eines Termins auf Paketebene an. So ist bereits in der Termineinladung klar, dass Ihr Euch auf einen Schlag zu mehreren Aufgaben austauschen möchtet, die gebündelt unter dem Paket liegen. So konzentriert wie die Abarbeitung im Nachgang läuft, könnt Ihr im Termin den Sprint vorsprechen. Die Terminplanung zum Paket unterstützt Dich dabei und gibt direkt den richtigen Startschuss.
Oder doch direkt ein Meeting als Termin planen?
Du planst eh gerade ein Meeting? Dann erstelle im Fokus doch direkt die passende Agenda dazu und verschicke Deinen Termin von dort aus.
Mit der Meeting-Funktion kannst Du die Agenda ganz einfach erstellen, indem Du Agenda-Punkte hinzufügst, aus anderen Dokumenten hinein kopierst oder ganze Aufgaben per Drag&Drop in die Agenda ziehst. Und das Beste – das Protokoll wird automatisch generiert. Du willst mehr zur Meeting-Funktion erfahren? Dann schau Dir hier unser Kurzvideo an
Auch hier wird der Link zur Meeting-Agenda in der Termineinladung mit versendet. So können sich alle im Vorfeld anschauen, was im Meeting besprochen werden soll und sich entsprechend vorbereiten. Während dem Meeting wird die Agenda in factro bearbeitet. Im Nachgang werden alle Änderungen und Ergänzungen im Meeting-Protokoll festgehalten – ganz automatisch mit praktischer Export-Funktion.
Ein Mehrwert für alle – der schon bei der Terminplanung losgeht.
So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!
3. Termine planen zur Selbstorganisation
Wie Du die Terminplanung für Besprechungen und Meetings nutzen kannst, haben wir Dir jetzt gezeigt, aber kannst Du Dir vorstellen, wie Du die Funktion auch für die eigene Selbstorganisation nutzen kannst?
Durch Termine, die Du Dir selber zu Deinen Aufgaben setzt, schaffst Du einen verbindlichen Fokus. Plane Blöcke in Deinem Kalender für Deine Aufgaben ein, um die Zeit optimal zu nutzen.
Ein Gedankenspiel…
Termine zur Selbstorganisation kannst Du vielleicht öfter gebrauchen, als Du denkst…. Stell Dir mal folgendes vor: Du kommst morgens zur Arbeit, öffnest factro und verschaffst Dir einen Überblick über die Aufgaben, die heute anstehen. Mit einem Blick in Deinen Kalender, siehst Du, wo noch freie Zeiträume sind, um Aufgaben zu erledigen. Teilst Du nun in die freien Zeitfenster Deine zu erledigenden Aufgaben ein, hast Du einen gut strukturierten Tagesplan und weiß immer, wann Du an welcher Aufgabe arbeiten wolltest.
Termine planen für einen strukturierten Alltag
Ein weiterer Vorteil: Auch Dein Team weiß jetzt, zu welchen Zeiten Du nicht für spontane Termine zur Verfügung stehst, weil Du in diesen Slots vertieft Deine eigenen Aufgaben ausarbeiten willst. Das schafft Transparenz für alle und verhindert, dass Du dauernd aus Deiner Arbeit herausgezogen wirst.
Unser Top-Tipp: Plane zeitkritische Aufgaben als Erstes ein, um sicherzugehen, dass Du diese immer zuerst erledigst. So geht Dir im alltäglichen Stress am Ende keine Aufgabe unter.
Gute Planung für erfolgreiche Projektarbeit
Jetzt hast Du alle Skills an der Hand, die Du brauchst, um eine schnelle Anbindung von factro aus zu Deinem Kalender zu schaffen und Termine noch besser zu managen. Leg doch direkt los und plane den ersten Termin zu einer factro Aufgabe ein, die Du mit Deinem Team besprechen willst!
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um die Meeting- und Terminplanung. Erfahre hier, wie Du Termine erstellst und teilst.
