Keine Fristen mehr verpassen
Du hast keine Lust mehr Fristen zu verpassen und weißt nie genau, wer für was im Projekt verantwortlich ist? Dann bist Du hier genau richtig. In diesem Artikel möchten wir Dich mit in die Welt der Terminplanung im Projektmanagement nehmen. Keine Deadline mehr verpassen und Ressourcen verschwenden. All das kann eine genaue Terminplanung verhindern. Wir zeigen Dir Vorteile der Terminplanung sowie die Umsetzung mit einem digitalen Tool.
- Definition: Terminplanung im Projektmanagement
- Die Terminplanung in 5 schritte
- Warum eine Terminplanung wichtig ist
- Vorteile einer effizienten Terminplanung
1. Definition: Terminplanung im Projektmanagement
Die Terminplanung im Projektmanagement ist Teil des Ablaufplans im Zeitmanagement und befasst sich mit der Planung von Abläufen und Terminen in Aufgaben oder Arbeitspaketen. Das Ergebnis der Terminplanung ist der Terminplan. Es gibt viele Möglichkeiten einen Terminplan zu erstellen, zum Beispiel per Hand, in Excel oder digitalen Tools.
Haupttypen von Terminplänen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen online Terminplan zu erstellen, damit er den Bedürfnissen der Beteiligten entspricht. Zum einen ist das der Hauptprojektzeitplan, ein Meilensteinplan und der detaillierte Terminplan.
Der Hauptprojektzeitplan ist ein zusammenfassender Terminplan, der die geplante Dauer und die wichtigsten Aufgaben hervorhebt. Der Meilensteinplan enthält nur die wichtigsten Meilensteine und nicht jede Aufgabe. Beim detaillierten Terminplan wird jede einzelne Projektaktivität aufgeführt – z.B. in Form einer Checkliste.
Werkzeuge und Techniken der Terminplanung
Es gibt eine Vielzahl an Tools und Techniken, die die Terminplanung im Projektmanagement unterstützen und bereichern. Eine etablierte Form des Projektplans ist das Gantt-Diagramm, oder auch Balkenplan, ein horizontales Balkendiagramm, in dem die Vorgänge verfolgt und übersichtlich dargestellt werden.
Eine weitere Form ist der Projektstrukturplan. Hier werden wichtige Meilensteine und Leistungen detailliert in einer Grafik dargestellt. Der Projektstrukturplan zeigt Projekte in kleineren und übersichtlichen Gruppen.
Der einzigartige factro Projektstrukturplan
2. Die Terminplanung in fünf Schritten
Die Terminplanung ist der wichtigste Faktor für das Gelingen eines Projektes, da es sich um ein zeitlich befristetes Vorgehen handelt. Wie Du Schritt für Schritt Deinen Zeitplan erstellen kannst, zeigen wir Dir jetzt:
Schritt 1: Projektstruktur – definiere alle Aktivitäten
Zu Beginn der Projektplanung sollte die Projektstruktur vollständig erstellt werden. Alle anfallenden Aufgaben und Arbeitspakete im Projekt sollten abgebildet werden, denn die Projektstruktur stellt die Ausgangslage für alle anstehenden Planungsschritte. Auch die Terminplanung wird auf der Basis der Projektstruktur erstellt.
Es ist wichtig, dass Du Dir die Zeit nimmst, um alle Aufgaben zu definieren, um so von Anfang an alle Ressourcen sinnvoll einplanen zu können. Das gelingt zum Beispiel mit dem Projektstrukturbaum, der Dir Dein Projekt als gesamt Bild zeigt. Achte auch darauf, dass Du nicht mehr als 15 Aufgaben pro Phase eingeplant, damit eine gute Übersicht erhalten bleibt.
Schritt 2: Die Abfolge der Aktivitäten
Vor allem bei sehr großen Projekten sollten die verschiedenen Aufgaben in geeignete Abhängigkeiten gestellt werden. Durch eine sinnvolle Reihenfolge können Aufgaben aufeinander aufbauen. In einem Gantt-Diagramm kann man die zeitliche Einordnung, Abhängigkeiten von Aufgaben, Meilensteine und Paketeinteilungen sehen.
In einem Gantt-Diagramm kann man klar erkennen, welche Aufgaben in Abhängigkeiten zueinander stehen. Hier werden zusätzlich die zeitliche Einordnung sowie Meilensteine dargestellt. So siehst Du alles auf einen Blick. Wenn zeitliche Anpassungen vorgenommen werden, zeigt das Diagramm diese auch an und die sich dadurch verschiebenden Aufgaben darüber hinaus auch.
Es gibt verschiedene Arten von Abhängigkeiten:
Finish to Start: Oft gibt es Aufgaben, die erst begonnen werden können, wenn die Vorgänger Aufgabe beendet wurde.
Ende zu Ende: Hier kann eine Aufgabe beendet werden, wenn die Vorgänger Aufgabe beendet wurde.
Anfang zu Anfang: Bevor die Vorgänger Aufgabe nicht begonnen hat, kann auch die Nachfolge Aufgabe nicht beginnen.
Beginn bis Ende: Eine Aufgabe kann erst beendet werden, wenn die Vorgeschaltete Aufgabe begonnen hat.
Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung erkennen Sie anhand der Pfeile im Gantt einfach
Schritt 3: Ressourcen abschätzen
Um ein Projekt genau planen zu können, muss in die Terminplanung auch die Ressourcenplanung mit einbezogen werden. Speziell muss hier natürlich die Ressource Zeit einkalkuliert werden, sowie Finanzielle Ressourcen und auch die Menge an benötigtem Material. Zu den Ressourcen gehört auch die Personalplanung, die Hand in Hand mit der Zeit kalkuliert. Welcher Mitarbeiter ist wann für was verantwortlich und wie lange braucht er schätzungsweise dafür?
Schritt 4: Dauer von Paketen und Aufgaben einschätzen
Hier geht es darum, die Dauer für die einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete abzuschätzen und auch den Aufwand einzuordnen. So kann man das gesamte Projekt übertragen, die Dauer individuell anpassen und in die Terminplanung mit einbeziehen.
Tipp: Es ist hilfreich Pufferzeit einzuplanen, um unerwarteten Ereignisse oder Problemen in der Terminplanung einen Schritt voraus zu sein.
Schritt 5: Terminplan ausarbeiten
Wenn alle Aufgaben definiert, Abhängigkeiten erstellt und die Ressourcen eingeteilt sind sowie die Dauer eingeschätzt wird, kann der Terminplan Final erstellt werden. Jetzt kann der gesamte zeitliche Kontext erstellt werden und die Aufgaben und Arbeitspakete in die Zeitleiste des gesamten Projektes eingestellt werden.
Hier hilft eine Projektmanagement-Software und das setzten eines Endtermins.
Risiken können im Team effizient eingeschätzt werden
3. Warum eine Terminplanung wichtig ist
Damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, hilft ein professioneller Terminplan. Für Unternehmen ist die Terminplanung essentiell, um immer einen Überblick zu haben und Deadlines einhalten zu können. Im Folgenden zeigen wir Dir sechs Gründe, warum eine Terminplanung auch für Dich und Deine Projekte relevant ist.
- Effizienz und Produktivität wird gesteigert
Von der Personalplanung bis zur Überwachung, von Deadlines und bis zur Delegation von Aufgaben, die Terminplanung bietet einen umfassenden Überblick. Durch die Terminplanung weiß jeder Mitarbeiter immer genau, was er zu tun hat und bis wann die Aufgaben erledigt sein sollen. So steigert sich die Effizienz und Effektivität im Team
- Verbessert das Zeitmanagement
Die Terminplanung sorgt nicht nur für eine gesteigerte Produktivität, sondern verbessert auch die Verwaltung der zu verfügung stehenden Zeit enorm. Mit einer guten Terminplanung hast Du Aufgabenlisten, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten von Aufgaben immer im Blick. Auch der Fortschritt laufender Arbeitspakete kann einfach verfolgt werden. So verlierst Du als Projektleiter keine Fristen mehr aus den Augen und verbesserst Dein Risikomanagement.
- Geeignete Priorisierung von Aufgaben
Die Terminplanung hilft Dir dabei, die Aufgaben und Arbeitspakete Deiner Projekte in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Man sollte immer die Priorität auf die Aufgaben setzen, die am wichtigsten sind. So kommt man nicht in Verzug mit Aufgaben, die von einander abhängig sind.
Auch an dieser Stelle ist eine Projektmanagement-Tool essentiell. Hier können Prioritäten direkt in Aufgaben festgelegt und Zeiträume bestimmt werden. Durch ein Ampelsystem werden näher rückende Deadlines hervorgehoben. Denn einen manuellen Überblick über all diese Abhängigkeiten zu behalten, ist sehr fehleranfällig. Ein Tool kann hier Abhilfe schaffen.
- Teammitglieder strukturiert einspannen
Durch eine genaue Terminplanung wird vermieden, dass es Über- oder Unterbesetzungen des Personals gibt. So werden Verzögerungen vermieden und Ressourcen nicht unnötig verschwendet. In factro kann durch das Festlegen von ausführenden und verantwortlichen Personen das Arbeitspensum der Beschäftigten genau eingeteilt werden. In einer Auslastungsübersicht bekommt man zudem schnell einen Überblick, inwieweit Mitarbeiter bereits eingespannt sind.
- Teamarbeit stärken
Im Prozess der Terminplanung im Projektmanagement kann die Nutzung einer Software dafür sorgen, dass die Teamarbeit gestärkt wird. Aufgaben werden an den jeweiligen Mitarbeiter individuell vergeben. Dadurch, dass alle Beteiligten im Projektteam wissen, wer, wann , was zu tun hat, kann das Team reibungslos zusammenarbeiten. Auch bei Unstimmigkeiten, weiß jeder an wen er sich wenden kann.
- Fortschritte lassen sich individuell bewerten
Um das eigene Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken, ist es wichtig, sich nicht in den Fängen des Alltags zu verlieren. Durch Meilensteine und Deadlines lassen sich diese Fortschritte gut bewerten. Auch hier kommt das Gantt-Diagramm wieder zum Einsatz, denn dort kannst Du auf einen Blick sehen, wo eine Deadline näher rückt oder wo Meilensteine schon erreicht wurden.
Tipp: Eine Projektmanagement-Software hilft bei der Erstellung eines Termin- und Projektplans. In der PM-Software factro können Terminpläne ganz einfach erstellt werden, zum Beispiel in Form eines Gantt Diagramms oder einer Tabelle. So sparst Du Zeit und steigerst die Produktivität Deines Unternehmens.
factro Ampelsystem in der projektübergreifenden Aufgabenliste
Reibungslose Zusammenarbeit im Team
4. Vorteile einer effizienten Terminplanung
Ein effizienter Terminplan bringt etliche Vorteile mit sich. Ohne ihn sind die meisten Unternehmen nicht in der Lage, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Die Folge: Projekte scheitern.
Der Terminplan…
- ist der wesentliche träger des Projekterfolgs.
- bietet klares Vorgehen und einen genauen Ablaufplan.
- sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
- kommuniziert und überwacht die Fortschritte im Projekt.
- definiert Aufgaben und Fristen und teilt Verantwortlichen zu.
- zeigt Abhängigkeiten von Aufgaben auf.
- dient als Frühwarnsystem für potenzielle Probleme und Risikomanagement.
- verteilt Ressourcen wie sie benötigt werden.
Fazit: Terminplanung einfach gemacht
Wie Du nun gesehen hast, bringt eine gute Terminplanung im Projektmanagement viele Vorteile mit sich. Es ist also sinnvoll, sich immer wieder vor Augen zu halten, wie viele Ressourcen man einsparen kann und wie viel effizienter und effektiver man arbeiten kann.
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