Projektzusammenfassungen optimieren
Das Schreiben einer Projektzusammenfassung gehört in vielen Branchen und Abteilungen zu einer der wesentlichen Aufgaben. Eine gut strukturierte Zusammenfassung ermöglicht es, den Fortschritt, die Herausforderungen und die Erfolge eines Projekts nachvollziehbar darzustellen, damit der weitere Projektverlauf darauf abgestimmt werden kann.
Von der Einleitung bis zum Schlussteil spielt dabei jeder Abschnitt eine wichtige Rolle, um den Lesern ein umfassendes Bild des Projektverlaufs zu vermitteln. Worum es sich bei einer Projektzusammenfassung genau handelt und wie auch Du die wichtigsten Projektinformationen effektiv zusammenfassen kannst, erklären wir im Folgenden.
- Was ist eine Projektzusammenfassung?
- Welchen Zweck erfüllt eine Projektzusammenfassung?
- So schreibst Du eine Projektzusammenfassung
- Fazit: Mit regelmäßigen Projektzusammenfassungen die Ziele erreichen
In einer Projektzusammenfassung findest Du alle wichtigen Infos
Was ist eine Projektzusammenfassung?
Eine Projektzusammenfassung dient in Unternehmen als gesammelter Überblick über den Projektstatus und gibt Auskunft über den Projektfortschritt, bisherige Ergebnisse sowie noch ausstehende Aufgaben. Bei der Zusammenfassung handelt es sich somit nicht um den Projektplan, der im Voraus den Ablauf des Projekts darlegt, sondern um ein Dokument, das während des Projekts erstellt wird. Bei umfangreichen Projekten sollte in regelmäßigen Abständen – beispielsweise wöchentlich oder monatlich – eine Zusammenfassung der Projektinformationen erstellt werden.
Die Projektzusammenfassung wird in der Regel von einem Mitglied des Projektteams oder der Projektleitung erstellt. Je nach Projekt richtet sich die Zusammenfassung an unterschiedliche Personen. Das Dokument kann einerseits das interne Projektteam oder die Vorgesetzten über den Projektstatus, Fortschritte und Probleme informieren und andererseits außenstehende Auftraggeber oder weitere Stakeholder auf dem Laufenden halten.
Welchen Zweck erfüllt eine Projektzusammenfassung?
Eine Projektzusammenfassung dient der Erfassung des bisherigen Projektverlaufs. Wie Du bereits gesehen hast, können verschiedene interne und externe Stakeholder ein Interesse an diesen Informationen haben. Das Dokument gibt einen schnellen und strukturierten Überblick, ohne sich aufwändig in einzelne Dokumente einlesen oder mit dem gesamten Projektteam sprechen zu müssen.
Insbesondere für die Projektleitung oder die Geschäftsführung eines Unternehmens stellen regelmäßige Zusammenfassungen somit ein zeitsparendes und nützliches Instrument dar, um die Übersicht zu behalten und weiterführende Entscheidungen zu treffen. Fehlt Entscheidern die Zeit, jede einzelne Zusammenfassung im Detail zu lesen, öffnet ein gutes Management Summary Türen. Dieses wird als erste Seite Entscheidungsvorlagen und längeren Projektzusammenfassungen angefügt und stellt eine noch knappere Zusammenfassung des Status quo dar.
So schreibst Du eine Projektzusammenfassung
Ist es Deine Aufgabe, zu einem laufenden Projekt in Deinem Unternehmen eine Zusammenfassung zu schreiben, solltest Du folgendermaßen vorgehen: Die Projektzusammenfassung wird üblicherweise in der Zeitform Präteritum verfasst, da Du den bisherigen Projektfortschritt verschriftlichst. Gegebenenfalls können als Zeitform aber auch Präsens oder Futur verwendet werden.
Wichtig ist es, im Dokument eine klare, strukturierte und präzise Ausdrucksweise zu nutzen und Dinge ohne große Ausschweifungen auf den Punkt zu bringen. Eine passende Gliederung in Einleitung, Hauptteil und Schluss ist deshalb besonders wichtig.
Gliederung einer Projektzusammenfassung
Die Projektzusammenfassung sollte klar strukturierte Unterkapitel haben und über ein einleitendes Kapitel, einen Hauptteil und ein Fazit verfügen.
1. Einleitung
In der Einleitung des Dokuments sollten kurz und knapp die wesentlichen Daten zum Projekt genannt werden. Dazu zählen das aktuelle Datum, die beteiligten Personen und die bisherige Dauer des Projekts. Auch die Zielsetzung sollte in mindestens einem Satz genannt werden.
2. Hauptteil
Der Hauptteil der Zusammenfassung informiert über den derzeitigen Projektstatus und soll den Stakeholdern ermöglichen, den Fortschritt zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Projektziele werden dabei dem Projektfortschritt gegenübergestellt: Welche Ziele konnten bereits erreicht werden, welche befinden sich noch in Arbeit und welche Projektziele wurden womöglich verfehlt? Die bisherigen Ergebnisse und wichtige Ereignisse werden vorgestellt. Neben der Textform kann dies auch mithilfe von Tabellen, Diagrammen oder Grafiken geschehen.
Ein wichtiger Aspekt der Projektzusammenfassung ist zudem das Ressourcenmanagement. Die Projektleitung und alle Stakeholder haben in der Regel ein großes Interesse daran, zu wissen, wie viele Ressourcen wie Geld, Zeit, Ausrüstung und Personalkraft bereits genutzt wurden – und ob dies mit dem anfänglichen Projektplan übereinstimmt. Gegebenenfalls ergibt die Zusammenfassung, dass zur Erreichung der Projektziele in Zukunft weitere Mittel erforderlich sind, da sich das Projekt als anspruchsvoller erweist als angenommen.
Eine Projektzusammenfassung stellt alle Infos übersichtlich dar
Darüber hinaus sollte in der Zusammenfassung auch die Qualität der bisher geleisteten Arbeit beurteilt werden. Entsprechen die Ergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards? Falls nicht, sollten Vorschläge zur zukünftigen Verbesserung gemacht werden, damit die Projektziele nicht gefährdet sind. Risiken und Probleme sollten offen angesprochen und mögliche Lösungswege skizziert werden, um Risiken zu minimieren und Herausforderungen zu überwinden.
Hilfreich ist zudem ein gesondertes Kapitel zu Lektionen, die aus dem bisherigen Projektverlauf gelernt werden konnten. Erkenntnisse zu Erfolgen, Misserfolgen und alternativen Wegen zum Ziel können reflektiert und als Empfehlung für zukünftige Projekte herangezogen werden. Stickwort: Lessons Learned.
3. Schluss
Der Schlussteil der Projektzusammenfassung bündelt die wichtigsten Erkenntnisse in Form eines Fazits. Hier sollten beispielsweise erreichte Ziele, wichtige Meilensteine oder Probleme aus dem Hauptteil noch einmal genannt werden. Auf Basis dieser Ergebnisse sollte der Schluss einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung des Projekts enthalten und eine Einschätzung zum zukünftigen Projektfortschritt und dem Erfolg möglicher Folgeprojekte geben.
Der Schlussteil ist wichtig, um die Gesamtergebnisse des Projekts zusammenzufassen, bedeutsame Schlussfolgerungen zu ziehen und einen Ausblick in die Zukunft zu geben. Viele Entscheidungsträger überfliegen den Hauptteil aus Zeitmangel lediglich und schauen sich nur die Zusammenfassung im Schluss im Detail an. So ermöglicht das Fazit den Lesern, die Relevanz und den Fortschritt des Projekts zu verstehen und mögliche nächste Schritte einzuleiten.
Fazit: Mit regelmäßigen Projektzusammenfassungen die Ziele erreichen
Eine gut strukturierte und verfasste Projektzusammenfassung ist ein nützliches Instrument, um den Verlauf und die Ergebnisse eines Projekts transparent und nachvollziehbar darzustellen. Das Dokument dient nicht nur der internen Kommunikation, sondern ist auch ein wichtiges Mittel, um externe Stakeholder über den Projektfortschritt zu informieren und bei ihren Entscheidungen zu unterstützen.
Mit einer sorgfältigen Strukturierung in Einleitung, Hauptteil und Schluss gewährleistest Du eine klare und logische Präsentation der relevanten Informationen. Beim Schreiben der Zusammenfassung ist daher nicht nur Genauigkeit und Klarheit gefordert, sondern auch eine gute Organisation und eine kritische Reflexion des gesamten Projektverlaufs. Mit den hier vorgestellten Regeln und Tipps kannst auch Du professionelle und aussagekräftige Projektzusammenfassungen erstellen, die Dein Unternehmen voranbringen und zum Erfolg Deiner Projekte beitragen.
