Mehr Struktur im Büroalltag
Du kommst morgens im Büro an, aber weißt gar nicht wo du beginnen sollst: Mails im Postfach, der Terminkalender ist voll und Deine Teammitglieder warten schon darauf, Dir wichtige Neuigkeiten mitzuteilen. Wie soll man da noch hinterherkommen? Oder die Zeit finden, sich den eigentlichen Aufgaben des Tages zu widmen?
Mit der richtigen Routine fällt es Dir leichter, Dich im Arbeitsalltag zurechtzufinden. Und auch wenn Du mal aus der Arbeit herausgerissen wirst, findest Du dann wieder leichter zurück. Gehen wir’s also an!
Doch wie schafft man es eigentlich, eine Routine zu erarbeiten – und dann auch zu etablieren? Und wie kann factro dabei unterstützen?
- Was bedeutet Routine?
- Mit factro Routinen erarbeiten
- Wie schaffst Du Dir Zeitfenster?
- Fazit: Wofür eine Routine gut ist
Mit der richtige Routine startest Du morgens organisiert in den Tag
1. Was bedeutet Routine?
Als eine Routine bezeichnet man Handlungen, die durch stetige Wiederholungen zur Gewohnheit werden und dann geschehen, ohne dass aktiv darüber nachgedacht werden muss. Warum Du damit starten solltest? Routine geben Deinem Arbeitsalltag Struktur und optimieren Deinen Tag und gleichen so die anfänglichen Schwierigkeiten beim Entwickeln einer Routine aus.
Los geht’s!
Um eine passende Routine für Dich zu finden, ist es hilfreich, Dir Deinen Tagesverlauf anzuschauen, um festzustellen, wo Verbesserungen möglich sind. Wo ist die Zeit bei Dir immer knapp? Und wo wird es stressig? Doch auch die positiven Aspekte, die beibehalten werden können, sind von Bedeutung. Hier solltest Du Dich fragen, was gut läuft und Dir Kraft gibt.
Selbstverständlich kannst Du Dir auch Tipps von anderen Personen einholen und ausprobieren, da aber jeder Mensch anders ist, musst Du erst herausfinden, was für dich funktioniert. Am besten ist es außerdem erstmal klein anzufangen: Du musst nicht von heute auf morgen Deine ganze Tagesplanung umschmeißen, fange zunächst mit kleinen Veränderungen an.
2. Mit factro Routinen erarbeiten
Natürlich hat factro einige Features auf Lager, die Dir bei Deiner täglichen Routine unter die Arme greifen können. Denn eine Routine macht nicht nur Deinen (privaten) Alltag effizienter. Auch bei der Verwendung von Softwares und Tools unterstützt Dich eine Routine zusätzlich und macht deine Arbeitsweise effizienter.
Mit kleinen Schritten entwickelst Du eine Routine
So bleibst Du immer up to date
Am wichtigsten ist, wenn Du morgens ins Büro kommst, der tägliche Check der Aufgaben und Neuigkeiten: Was steht heute an? Was muss dringend erledigt werden? Und gibt es irgendwelche wichtigen Infos, die ich verpasst habe?
Tipp: Hier kannst Du beispielsweise nach der Zwei-Minuten-Regel vorgehen: alles, was innerhalb von zwei Minuten machbar ist, wird sofort erledigt.
Den perfekten Überblick dafür hast Du mit den Meldungen in der Alarmglocke und dem Newsfeed. In der Alarmglocke siehst Du, welche Aufgaben zeitkritisch werden und welche vielleicht sogar schon das Enddatum überschritten haben. Auch @mentions werden Dir hier angezeigt.
In Deinem Newsfeed siehst Du alle wichtigen Veränderungen in Deinen Aufgaben. Abgehakte Teilaufgaben, veränderte Zeiträume und Status, neue Zuweisungen – das alles wird Dir hier kompakt angezeigt.Diese beiden Bereich solltest Du im Laufe des Tages regelmäßig kontrollieren, um nichts zu verpassen.
Tipp: Wie wäre es auch hier mit einer Routine? Am besten sprecht ihr im Team ab, wie regelmäßig hier herein geschaut werden soll und wie oft ihr euch am Tag updatet. Dazu kann auch gehören, dass festgelegt wird, wofür verschiedene Kommunikationsarten genutzt werden (z.B @mentions für besonders hohe Prioritäten).
Alle wichtigen Infos werden Dir in der Alarmglocke angezeigt
Dabei entdeckst Du eine neue Aufgabe auf Deinem (virtuellen) Schreibtisch und weißt nicht genau, was von Dir erwartet wird? Ein Kommentar ist undeutlich formuliert? Diese und alle weiteren Punkte, die auf der Agenda im Fokusbereich stehen, kannst Du in einem täglichen Meeting, beispielsweise am Morgen, mit dem gesamten Team besprechen. Hier ist Platz für mögliche Probleme oder Unsicherheiten.
So könnte Dein Team-Meeting aussehen
Gerade wenn ihr alle an unterschiedlichen Projekten arbeitet, ist eine gemeinsame Ansicht praktisch. Mit der Filterfunktion in (fast) allen Darstellungen kannst Du Dir genau das anzeigen lassen, was Du brauchst – egal ob nach Personen, Projekten, Status oder Zeitraum.
Mit der Filterfunktion habt ihr einen gemeinsamen Blickwinkel
Dann einfach mit einem Klick als Favoriten abspeichern und das Suchen hat ein Ende. So kannst Du jederzeit die für Dich wichtigsten Projekte im Blick behalten und zum Beispiel mit Deinem Team im Meeting besprechen.
Tipp: Beginne doch zum Beispiel den Morgen mit einem Klick durch Deine Favoritenliste. So kannst Du sehen, wie weit die unterschiedlichen Projekte bearbeitet wurden und was bei anderen Teammitgliedern noch auf dem Tisch liegt. Das schafft einen umfassenden Überblick und Transparenz.
Was steht an: Aufgaben strukturieren
Danach geht es los mit den größeren Aufgaben. Ob das Eat the Frog-Prinzip, die Pomodoro-Technik oder die ALPEN-Methode, es gibt viele Optionen, Dein Zeitmanagement zu optimieren.
Je nach Vorgehensweise kannst Du nun all Deine Aufgaben und sonstigen ToDos nach Priorität ordnen, diese dann per Drag&Drop in eine Liste ziehen und in Deine persönliche Reihenfolge bringen. Doch auch sonst bieten Dir die ToDo-Listen die Möglichkeit für mehr Struktur: Hier ein Post-it, da eine Notiz und hier eine Erinnerung – bei all dem, was im Arbeitsalltag anliegt, kann man schonmal den Überblick verlieren. Hilfreich ist es, alles griffbereit an einem Ort zu sammeln.
Die factro ToDo-Listen unterstützen Dich bei Deiner Routine
3. Wie schaffst Du Dir Zeitfenster?
Wenn Du für eine Aufgabe besonders viel Konzentration benötigst, kann es hilfreich sein, Blocker im Terminkalender einzuplanen. In der Zeit sehen alle anderen Teammitglieder, dass Du beschäftigt bist. So kannst Du ohne Störungen durchstarten.
Termine kannst Du direkt aus factro Aufgaben, Paketen oder Projekten heraus planen und in Deinen Standardkalender importieren. So weißt Du direkt, was ansteht und wie viel Zeit Du für ausgewählte Aufgaben aufwenden möchtest.
Tipp: Immer wieder verschiebst Du Aufgaben, weil du nicht dazu kommst, sie zu bearbeiten? Heute stehen besonders wichtige Dinge auf der Agenda? Auch hier lohnt es sich einen Termin zu setzen. So weißt Du, dass die Zeit für Deine Aufgaben auf jeden Fall da ist und Du gerätst nicht so leicht in Versuchung, sie wieder zu verschieben.
Die Funktion kannst Du für Deine Selbstorganisation nutzen, aber auch um Termine mit anderen Teammitgliedern oder Kunden und Kundinnen zu erstellen.
Mit Terminblockern für wichtige Aufgaben, findest zu Zeit zum konzentrierten Arbeiten
3. Fazit: Wofür eine Routine gut ist
Eine Routine gibt deinem Alltag Struktur, sie ist sozusagen das Grundgerüst deines Tages. Das trägt zu einem gewissen Sicherheitsgefühl bei: Du weißt, was Dich erwartet. Damit einhergehend kommt eine bessere Planbarkeit, da Du genau weißt, wie viel Zeit Du für was brauchst. Das bedeutet weniger Stress und mehr Effizienz.
Im Büroalltag kannst Du mit den gezeigten Handgriffen Zeit sparen und somit Deine Produktivität steigern.
Nutzt Du bereits alle Möglichkeiten, die Dir factro bietet, um Dir Routine zu schaffen? Ein kleiner Schritt für Dich, ein großer Schritt für deine Routine: Leg los und starte schon heute Deine neue Arbeitsroutine mit factro.
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um den Fokus und gemeinsame Ansichten. Erfahre hier, wie Du die Funktionen nutzen kannst.
