Digitale Stempeluhr: Nicht nur fürs Büro
Zeiterfassung mit losen Stundenzetteln bei Mitarbeitern, Chipkartensystemen oder unübersichtlichen Excel-Tabellen und Vorlagen gehört dank der „digitalen Stechuhr“ (hoffentlich) längst der Vergangenheit an – oder doch nicht? Verabschiede Dich aus dem Zeiterfassungs-Chaos. Die Lösung: Online-Zeiterfassung mit sicheren Cloud-Apps.
Nicht nur für die Arbeit im Büro, sondern gerade im Home Office bzw. Remote Work überzeugt die digitale und einfache Form der Arbeitszeiterfassung. Garantiert ohne Stress und Dokumentenchaos und verlorene Stundenzettel.
Digitale Zeiterfassung ist branchenübergreifend
Nicht nur Konzerne, Agenturen und Dienstleister, sondern auch KMUs profitieren von der digitalen Zeiterfassung – und das unabhängig von der Branche.
Branchen, die eine Zeiterfassungssoftware benötigen:
- Architekturbüro
- Arztpraxis
- Handel
- Öffentlicher Dienst
- Pflege und Gesundheitswesen
- Büro
- Produktion und Projektmanagement
- Baustelle
Schnell die Arbeitszeit im Büro – oder unterwegs per App – erfassen und den Urlaub bequem verwalten? Als selbstständiger Handwerker Termine für Aufträge überblicken? Oder Arbeitszeiten zu Projekten und Kunden direkt zuweisen, um genaue Nachweise zu erhalten? Mit der Zeiterfassung online ist das problemlos möglich!
Fünf Vorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems:
- Transparenz herstellen: Mit der digitalen Stechuhr können Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbständig nachvollziehen. Im Überblick bleiben angesammelte Überstunden oder Zeiten im Minusbereich. Zusätzlich kann überprüft werden, ob alle Zeiten und Pausen richtig erfasst wurden. Fehler können mit wenigen Klicks direkt korrigiert werden.
- Rechtssicherheit schaffen: Die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten kann mit dem Einsatz eines Zeiterfassungsterminal schnell und leicht kontrolliert werden. Arbeitgeber der EU-Mitgliedsstaaten sind nach dem EuGH-Urteil (dgb.de | Deutscher Gewerkschaftsbund) dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu messen und zu dokumentieren.
- Projekte managen: In einer Projektmanagement-Software mit integrierter Arbeitszeiterfassung können einfach einem Projekt oder einer Aufgabe hinzugefügt werden. Damit erhalten z. B. Projektleiter eine bessere Übersicht über die gesamte Projektzeiterfassung und können den Projekt-Status in Echtzeit abrufen.
- Standortunabhängig arbeiten: Ob über PC-Browser, Mac, Tablet oder Smartphone – durch digitale Lösungen können Zeiten jederzeit festgehalten werden. Fehlerhafte Eingaben können auch noch von zu Hause aus korrigiert werden.
- Daten automatisch übernehmen: Die gebuchten Aufwände sind in der Software archiviert und können für die Lohnabrechnung jederzeit eingesehen und übernommen werden.
Top 7 Tools für Zeiterfassung im Team und Projekt
Wir haben 7 Tools und ihre Funktionen im Vergleich, die die Zeiterfassung mit einem Zeiterfassungssystem auch in Deinem Unternehmen und Team einfach möglich machen und Deinen Anforderungen gerecht werden. Um herauszufinden, welches Tool am besten zu Dir und Deinem Team passt, kannst Du diese natürlich erstmal kostenlos testen.
factro
factro – eine Lösung aus Deutschland – bietet eine leistungsstarke, integrierte Zeiterfassung, die sich nahtlos in Ihre Aufgaben und Projekte einfügt. Die Online-Zeiterfassung richtet sich an alle Teamgrößen und funktioniert branchenübergreifend. Durch die einfache Bedienung des Tools wird das Zeitmanagement zum Kinderspiel.
Sobald ein Projekt oder eine Aufgabe angelegt wird, kann ein Plan-Aufwand zugeteilt werden. Auch Projektzeiten können hinzugefügt werden. Das erleichtert die Ressourcenverteilung und ist im Hinblick auf zukünftige Projekte besonders praktisch, um die Dauer noch besser einschätzen zu können. Nach der Bearbeitung werden die Ist-Stunden (also die Arbeitszeiten) erfasst, sodass eine Übersicht über den tatsächlichen Zeitaufwand entsteht. Im gleichen Zug wird automatisch der Rest-Aufwand berechnet. Das Ergebnis: ein direkter Soll-Ist-Vergleich.
Die factro Zeiterfassung klappt im Browser und per App
Info-Felder schaffen Transparenz bei der Abrechnung
Bei der Erfassung der Stunden lassen sich Kommentare oder Beschreibungen hinzufügen, damit auch andere Beteiligte immer auf dem aktuellen Stand sind. Das ist nicht nur praktisch, sondern schafft Transparenz im gesamten Team oder im Kundenkontakt. Bei der Abrechnung hast Du direkt alle Infos zu Ihren Aktivitäten parat. Die Zeiterfassung unterstützt Dich somit beim Projektcontrolling.
In der Übersicht siehst Du alle erfassten Zeiten und können diese exportieren
In der Zeitenübersicht findest Du all Ihre gebuchten Aufwände. Du siehst sofort, zu welcher Aufgabe eine Zeit gehört, wann Du aktiv warst und wer Dein Ansprechpartner ist. Diese Übersicht kannst Du zur Archivierung oder Abrechnung außerdem als Excel exportieren.
factro kannst Du zudem auch als Urlaubsplaner nutzen, dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Du kannst beispielsweise ein Urlaubsprojekt anlegen und die Zeiten dort erfassen. Das ist eine besonders praktische Lösung, da die eingetragenen Urlaubstage natürlich auch in der Ressourcenauslastung abgebildet werden.
Die wichtigsten Merkmale der App:
- Zeiterfassung von Projekten und Aufgaben
- Vergleich zwischen Planaufwand und Ist-Zustand
- Export in Excel zur Rechnungserstellung oder Archivierung
- Nutzung über den Browser, Mac, Tablet oder in der Smartphone-App
Link: factro
TimeTrack
Die Zeiterfassung online vorzunehmen ist auch mit TimeTrack möglich. Das Tool überzeugt mit einer einfachen Bedienung und der Nutzung via Smartphone oder Computer/Laptop im Browser. Du kannst Zeiten auch offline erfassen. Diese werden im Nachhinein synchronisiert, sobald Du wieder online bist.
Die Fortschritte und Effizienz der Projekte, Aufgaben und Projektfortschritten sind auf einen Blick festgehalten. Daraus entstehen Echtzeit Berichte, die nützlich für die zukünftige Projektplanung sind.
Der Online Stundenzettel wird automatisch aus der gesammelten Arbeitszeit erstellt, wobei auch Feiertage und Abwesenheiten berücksichtigt werden.
Die wichtigsten Merkmale der App:
- Zugeschnitten auf das Team
- Projektabrechnung und erfassen der Ausgaben
- Online Stundenzettel
Link: TimeTrack
Everhour
Das Zeiterfassungsprogramm Everhour ist in Verbindung mit einer Projektmanagement-Software, die keine online Zeiterfassung bieten, sinnvoll. In diesem Fall kann die App beispielsweise bei Asana oder Trello integriert werden, ist für sich genommen hingegen weniger leistungsstark.
Everhour lässt sich in eine bestehende Software integrieren
Zu den weiteren Funktionen der App gehört eine genaue Zeiterfassung zur Budgetierung von Projekten und das problemlose erstellen von Lohnabrechnungen. Sie bietet genaue Einblicke in die Zeit, die in ein Projekt oder eine Aufgabe gesteckt wird und steht dem ursprünglich geplanten Zeitaufwand gegenüber.
Die wichtigsten Merkmale der App:
- Integrieren in bestehende PM-Software
- Gehaltsabrechnung planen
- Rechtzeitige Benachrichtigungen erhalten
Link: Everhour
clockodo
Mit clockodo lassen sich Arbeitszeiten schnell und zuverlässig online erfassen. Attraktiv ist dieses Tool in erster Linie für kleine und mittelständische Unternehmen oder Freiberufler, die Ihre Zeiterfassung dauerhaft digitalisieren wollen.
Time-Slots werden nach Kunden, Projekten oder Aufgaben getrennt und können mit den entsprechenden Soll- und Ist-Stunden versehen werden. Zusätzlich lassen sich Urlaubstage und Abwesenheiten genau festhalten.
Nach der erfolgreichen Erfassung wird ein automatischer Stundenzettel erzeugt, der im Nachhinein die Erstellung von Rechnungen beschleunigt.
Die wichtigsten Merkmale der App:
- einfache Arbeitszeiterfassung
- Ressourcen im Überblick
- Rechnungen beschleunigen
Link: clockodo
SpikeTime
Flexible und einfache Online Zeiterfassung mit SpikeTime. Mit dem Tool lassen sich Arbeitszeiten mit nur einem Klick speichern. Ob als Einzelperson oder im kleinen Team: Die richtige Verrechnung der Leistungen an Kunden steht im Vordergrund.
Die entsprechenden Zeiten können an jedem beliebigen Gerät und mobil eingetragen werden, damit nichts mehr vergessen wird. Mit der Software werden Kunden und Projekte verwaltet, indem die verbrauchte Arbeitszeit zum entsprechenden Stundensatz mit dem vorhandenen Budget verrechnet wird.
Die wichtigsten Merkmale der App:
- Flexible und einfache Zeiterfassung
- Schneller Überblick
- Erstellen von Rechnungen inklusive Leistungsnachweis
Link: SpikeTime
Papershift
Das Tool Papershift eignet sich vor allem für eine schnelle und übersichtliche Zeiterfassung Deines Teams. Flexibel kann die Führungskraft entscheiden, wie Zeiten erfasst werden. Das geht z.B. über eine Online Stempeluhr, bei der im Vorhinein IP Adressen definiert werden. Oder einem stationären Tablet, bei dem die Verifizierung per Unterschrift erfolgt. Auch eine Mobile Erfassung über das Smartphone ist problemlos möglich.
Das kann das Tool:
- Automatisch Dienstpläne generieren
- Pausenzeiten dokumentieren
- Kompatibel mit DATEV
Link: Papershift
timetac
Die cloudbasierte Software timetac bietet einen umfangreichen Überblick über die Arbeitszeiten und Urlaubstage. Zudem wird hier eine Projektzeiterfassung angeboten, das heißt Zeitaufwände können direkt bei Aufgaben und Projekten eingetragen werden.
Das alles kann auch per Smartphone oder Tablet genutzt werden und eignet sich somit gut für mobile Teams.
Die wichtigsten Merkmale der App:
- ortsunabhängig
- DSGVO-konform
- lässt sich in verschiedenen Programmen integrieren
- automatische Stundenabrechnung
Link: timetac
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