Alle Stunden im Blick
Ob für das Review eigener Projekte, die Rechnungsstellung für Kunden oder alltägliche Aktivitäten: Arbeitszeiterfassung ist fester Bestandteil in Organisationen. Auf den Einsatz von Bögen, Stempeluhren oder Excel-Tabellen folgt heutzutage Zeiterfassung Software. Dieser erleichtert die Erfassung der Zeiten im Büro, Zuhause und auch in Remote Work.
Die Vorteile sind vielfältig: Mitarbeiter können ihre Arbeitsaufwände zentral erfassen und mit vielen Informationen und Dokumenten anreichern. Unternehmen können das Time Tracking schnell und leicht nachvollziehen und etwa für Zeitmanagement, Projektcontrolling oder Kapazitätsplanung nutzen.
Fehlerhafte Zeiten senken den Umsatz
Eine intuitive Zeiterfassung Software sorgt aber nicht nur für zuverlässige Buchung der Stunden, sondern vereinfacht eine unliebsame, aber oft notwendige Tätigkeit. Eine Studie von AffinityLive aus dem Jahr 2015 hat errechnet, dass lückenhaftes Time Tracking den Dienstleistungssektor jährlich über 130.000 US-Dollar Einnahmen pro Mitarbeiter kostet.
Zeiterfassung per Cloud
Mit einer Zeiterfassung Software in der Cloud lassen sich auch standortübergreifende Teams problemlos managen und abrechnen. Das hilft insbesondere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Kollegen, die remote arbeiten. Eine Online-Zeiterfassung vereint die Präzision lokaler Terminals mit der Flexibilität, die es in einer digitalisierten Welt braucht.
Zeiterfassung Tools: Die Top 6 im Überblick
Der Markt für entsprechende Lösungen ist sehr groß. Er bietet von schlanken Zeiterfassung Apps für Freelancer und kleine Teams auch umfangreiche Tools für größere Organisationen für z.B. Projektzeiterfassung. Nachfolgend stellen wir 5 der beliebtesten Zeiterfassung Softwares mit ihren Besonderheiten im Vergleich vor. Im Detail betrachtet der Artikel die Lösungen factro, TimeTac, timo24, Personio und Zep. Darüber hinaus gibt es noch kostenlose Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe als Freeware oder Open Source.
1. factro
Das deutsche Tool factro vereint eine leistungsstarke Zeiterfassung Software mit umfangreichem Projektmanagement. Mitarbeiter können ihre Aufwände in den Kontext einer Aufgabe oder eines Projekts setzen und schaffen so Transparenz. Die Cloud sorgt dafür, dass alle im Team stets up to date sind.
Erfassung der Arbeitszeit in einer Aufgabe
Aufwände zuteilen und managen
Mit factro erfasst Du Zeiten leicht und präzise. Neben der Stundenanzahl für eine Buchung kannst Du das Datum sowie die Start- und Enduhrzeit angeben. Die intelligente Vorbelegung füllt diese Felder bereits vorab aus, um Klicks für Dich zu sparen. Informationen für den Kunden kannst Du in einer Leistungsbeschreibung dokumentieren und mit Kommentaren interne Details vermerken.
Das Tool unterstützt Unternehmen zudem bei der Ressourcenplanung. Du kannst jeder Aufgabe einen voraussichtlichen Umfang – den Plan-Aufwand – zuteilen. Den tatsächlichen Ist-Aufwand verbuchen die Mitarbeiter bei der Bearbeitung. Die Zeiterfassung Software berechnet daraus automatisch den Rest-Aufwand. Eine Gegenüberstellung von Ist- und Rest-Aufwänden hilft, Deine Planung fortlaufend zu verbessern.
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Mit der Auslastungsübersicht kannst Du zudem das Pensum Deiner Mitarbeiter jederzeit überblicken. Sollten Teammitglieder zu viele Aufgaben haben, erkennst Du dies sofort. Die Aufgaben lassen sich im Handumdrehen zeitlich verschieben, umplanen oder einer anderen Kollegin zuordnen.
Alle Zeiten überblicken und für Excel exportieren
Alle erfassten Zeiten lassen sich zentral überblicken, sortieren, filtern und managen, z.B. für ein wöchentliches oder monatliches Reporting. Für die weitere Bearbeitung bietet die Zeiterfassung Software einen Excel-Export. Ein zusätzlicher Controlling-Bereich ermöglicht den zuständigen Kollegen einen Überblick über die Zeiten im gesamten Team. Auch hier hilft der Export bei der weiteren Bearbeitung, Rechnungsstellung oder Archivierung.
Die zentrale Übersicht der Zeiterfassung in factro
Das zeichnet die Zeiterfassung Software aus:
- Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte
- Nutzung per Browser oder Mobile App
- Intelligente Vorbelegung
- Rest-Aufwand für präzise Planung
- Excel-Export
- mit Windows, Mac und Linux kompatibel
Link: factro
2. TimeTac
Die Zeiterfassung Software TimeTac richtet sich u.a. an Organisationen und Unternehmen, die eine interne Lösung umsetzen möchten, z.B. per Terminal, vornehmen möchten. Dazu gehören neben Zeiten im Dienstleistungsbereich beispielsweise auch Pausenzeiten im Arbeitsalltag. Darüber hinaus können Mitarbeiter die Kategorie der Zeiterfassung präzisieren, und z.B. Reise oder Meeting angeben.
Zur Lohnabrechnung eignet sich das Stundenerfassung Tool mit der Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Stunden. Hier können auch Überstunden erkannt und eingeordnet werden. Zudem sind die Daten in verschiedenen Formen exportierbar. TimeTac bietet auch eine Version für Projektzeiterfassung an.
Als zusätzliches Modul bietet die Lösung u.a. auch eine Urlaubsverwaltung, mit der Du Abwesenheiten automatisch einberechnen kannst. Außerdem bietet das Zeiterfassung Tool eine mobile Lösung, die Daten werden via Cloud synchronisiert.
Das kann das Tool:
- Zeiterfassung per Software und Terminal
- Soll-/Ist-Vergleich
- Mobile App
Link: TimeTac
3. timo24
Auch die Stundenerfassung Software timo24 richtet sich an Organisationen, die besonders intern Zeiten flexibel erfassen möchten. Die Möglichkeiten sind auch hier wahlweise das Ein- und Ausbuchen via Computer, Smartphone oder Terminal, um z.B. die Nutzung im Home Office zu ermöglichen.
Du kannst die regelmäßigen Arbeitszeiten, Gleitzeit, Überstunden und auch Abwesenheiten der Teammitglieder einstellen. Des Weiteren können auch Urlaubsanträge über die Software abgewickelt werden. So behälst Du alle wichtigen Mitarbeiterdaten im Blick und kannst diese z.B. am Monatsende in Berichten zur Abrechnung verwenden.
Weitere Features des Zeiterfassung Tools sind Stundenzettel als PDF, ein Export von Datensätzen für andere Lohnabrechnungsprogramme und die Unterstützung für verschiedene Arbeitszeitmodelle inkl. Schichtdienst.
Die Merkmale der Lösung:
- Zeiterfassung per Software und Terminal
- Verwaltung von Kernarbeitszeiten und Abwesenheiten
- Export als PDF
Link: timo24
4. Personio
Personio ist eine All-in-One HR Software, die alle HR-Kernprozesse bündelt, aber auch als Zeiterfassung Software fungiert. Das Tool bedient schwerpunktmäßig die internen Arbeitszeiten. Mitarbeiter können ihre Stunden eintragen, welche anschließend von Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden.
Die Berechnungen von Lohn und Überstunden übernimmt die Software automatisch. Mit zusätzlichen Integrationen für z.B. Buchhaltung lassen sich die Zeiten schnell zur Abrechnung übertragen. Die Zeiterfassung kann am PC, Tablet oder Smartphone vorgenommen werden.
Das leistet das Zeiterfassung via Cloud:
- Automatische Berechnung von Lohn und Überstunden
- Übertragung in die vorbereitende Lohnbuchhaltung
- Mobile App
Link: Personio
5. Zep
Die Lösung Zep orientiert sich schwerpunktmäßig als Projektzeiterfassung Software. Zu den Funktionen zählt daher auch das Einordnen von Buchungen zu Projekten und ein zugehöriges Projektcontrolling. Die Zeiterfassung erfolgt per Browser oder mobile App.
Zu dem Funktionsumfang von Zep gehört u.a. die Kalkulation von Kosten und Umsätzen sowie die Rechnungsstellung. Dazu lassen sich etwa Stunden- und Tagessätze vermerken. Auch Reisekostenabrechnungen lassen sich mit der Stundenerfassung Software erstellen. Zusätzlich ist auch eine Unterteilung in Abteilungen oder Teams möglich.
Darüber hinaus ermöglicht das Tool die Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit und die Einsatzplanung.
Das kann das Zeiterfassung Tool aus:
- Kostenkalkulation und Rechnungsstellung
- Unterteilung nach Unternehmensstruktur
- Abwesenheitsverwaltung
Link: Zep
6. Clockodo
Eine weitere Software für die Arbeitszeiterfassung ist Clockodo. Das Unternehmen wurde in Deutschland gegründet und wird an den Standorten Unna und Fürth gehostet. Somit ist die Anwendung auch DSGVO-konform.
Nach dem Download stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung: Eine digitale Stempeluhr, mit der Arbeits- und Pausenzeiten erfasst werden können. Für unterwegs gibt es auch die App-Variante. Zudem können die Zeiten nach Projekten, Kunden, Mitarbeitern oder Zeiträume gefiltert werden. Auch Überstunden, Abwesenheiten, Urlaubszeiten etc. können festgehalten, eingesehen und als Exceldatei für die Lohnbuchhaltung erstellt werden.
Ein weiterer Vorteil der Software ist, dass für Projekte ein Budget hinterlegt werden kann. Alle Aufwände, die auf dieses Projekt gebucht werden, werden dort als Kosten gesammelt. Das gibt einen Einblick darüber, ob alles im Rahmen liegt.
Das kann das Tool:
- Krankschreibungen hinterlegen
- Übersicht aller eingetragenen Zeiten
- Stoppuhr-Funktion
- Projektzuordnung
Link: Clockodo
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