Die besten 6 Zeiterfassung Softwares

Zeit im Blick

Ob für das Review eigener Projekte, die Rechnungsstellung für Kunden oder alltägliche Aktivitäten: Arbeitszeiterfassung ist fester Bestandteil in Organisationen. Auf den Einsatz von Bögen, Stempeluhren oder Excel-Tabellen folgt heutzutage eine Zeiterfassungssoftware. Dieser erleichtert die Erfassung der Zeiten im Büro, Zuhause und auch in Remote Work.

Die Vorteile von Zeiterfassungssystemen sind vielfältig: Mitarbeitende können ihre Arbeitsaufwände zentral erfassen und mit vielen Informationen und Dokumenten anreichern. Unternehmen können das Time Tracking schnell und leicht nachvollziehen und etwa für Zeitmanagement, Projektcontrolling oder Kapazitätsplanung nutzen.

Fehlerhafte Zeiten senken den Umsatz

Eine intuitive Zeiterfassung Software sorgt aber nicht nur für zuverlässige Buchung der Stunden, sondern vereinfacht eine unliebsame, aber oft notwendige Tätigkeit. Eine Studie von AffinityLive aus dem Jahr 2015 hat errechnet, dass lückenhaftes Time Tracking den Dienstleistungssektor jährlich über 130.000 US-Dollar Einnahmen pro Mitarbeitenden kostet.

Zeiterfassung per Cloud

Mit einer Zeiterfassungssoftware in der Cloud kannst Du auch standortübergreifende Teams problemlos managen und abrechnen. Das hilft insbesondere Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Kollegen, die remote arbeiten. Eine Online-Zeiterfassung vereint die Präzision lokaler Terminals mit der Flexibilität, die es in einer digitalisierten Welt braucht.

Zeiterfassung-Tools: Die Top 6 im Überblick

Der Markt für entsprechende Lösungen ist sehr groß. Er bietet von schlanken Zeiterfassung Apps für Freelancer und kleine Teams auch umfangreiche Tools für größere Organisationen für z.B. Projektzeiterfassung. Nachfolgend stellen wir 5 der beliebtesten Zeiterfassung Softwares mit ihren Besonderheiten im Vergleich vor. Im Detail betrachtet der Artikel die Lösungen factro, TimeTac, timo24, Personio und Zep. Darüber hinaus gibt es noch kostenlose Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe als Freeware oder Open Source.

factro

factro vereint eine leistungsstarke Zeiterfassung Software mit umfangreichem Projektmanagement. Mitarbeitende können ihre Aufwände einfach in den Kontext einer Aufgabe oder eines Projekts setzen und schaffen so Transparenz. Die Cloud sorgt dafür, dass alle im Team stets up to date sind.

Erfassung der Arbeitszeit in einer Aufgabe

Aufwände zuteilen und managen

Mit factro erfasst Du Zeiten leicht und präzise. Neben der Stundenanzahl für eine Buchung kannst Du das Datum sowie die Start- und Enduhrzeit angeben. Die intelligente Vorbelegung füllt diese Felder bereits vorab aus, um Klicks für Dich zu sparen. Informationen für den Kunden kannst Du in einer Leistungsbeschreibung dokumentieren und mit Kommentaren interne Details vermerken.

Das Tool unterstützt Unternehmen zudem bei der Ressourcenplanung. Du kannst jeder Aufgabe einen voraussichtlichen Umfang – den Plan-Aufwand – zuteilen. Den tatsächlichen Ist-Aufwand verbuchen die Beschäftigten bei der Bearbeitung. Die Zeiterfassung Software berechnet daraus automatisch den Rest-Aufwand. Eine Gegenüberstellung von Ist- und Rest-Aufwänden sorgt dafür, dass Deine Planung fortlaufend verbessert werden kann.

Mit der Auslastungsübersicht kannst Du zudem das Pensum Deiner Teammitglieder jederzeit überblicken. Sollten Teammitglieder zu viele Aufgaben haben, erkennst Du dies sofort. Die Aufgaben lassen sich im Handumdrehen zeitlich verschieben, umplanen oder einer anderen Kollegin zuordnen.

Alle Zeiten überblicken und für Excel exportieren

Alle erfassten Zeiten kannst Du zentral überblicken, sortieren, filtern und managen, z.B. für ein wöchentliches oder monatliches Reporting. Für die weitere Bearbeitung bietet die Zeiterfassung Software einen Excel-Export. Ein zusätzlicher Controlling-Bereich ermöglicht den zuständigen Kollegen einen Überblick über die Zeiten im gesamten Team. Auch hier ist der Export bei der weiteren Bearbeitung, Rechnungsstellung oder Archivierung sinnvoll.

Die zentrale Übersicht der Zeiterfassung in factro

Das zeichnet die Zeiterfassungssoftware aus:

• Zeiterfassung für Aufgaben und Projekte
• Nutzung per Browser oder App
• Intelligente Vorbelegung
• Rest-Aufwand für präzise Planung
• nachvollziehbare Dokumentation der Aufwände
• Excel-Export
• mit Windows, Mac und Linux kompatibel

Link: factro

TimeTac

Die Zeiterfassung Software TimeTac richtet sich u.a. an Organisationen und Unternehmen, die eine interne Lösung umsetzen möchten, z.B. per Terminal, vornehmen möchten. Dazu gehören neben Zeiten im Dienstleistungsbereich beispielsweise auch Pausenzeiten im Arbeitsalltag. Darüber hinaus können Mitarbeitende die Kategorie der Zeiterfassung präzisieren, und z.B. Reise oder Meeting angeben.

Zur Lohnabrechnung eignet sich die Zeiterfassung mit der Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Stunden. Hier können auch Überstunden erkannt und eingeordnet werden. Zudem sind die Daten in verschiedenen Formen exportierbar. TimeTac bietet auch eine Version für Projektzeiterfassung an.

Als zusätzliches Modul bietet die Lösung u.a. auch eine Urlaubsverwaltung, mit der Du Abwesenheiten automatisch einberechnen kannst. Außerdem bietet das Zeiterfassungs-Tool eine mobile Lösung, die Daten werden via Cloud synchronisiert.

Das kann das TimeTac:

• Zeiterfassung per Software und Terminal
• Soll-/Ist-Vergleich
• App-Version

Link: TimeTac

timo24

Auch die Zeiterfassungssoftware timo24 richtet sich an Organisationen, die besonders intern Zeiten flexibel erfassen möchten. Die Möglichkeiten sind auch hier wahlweise das Ein- und Ausbuchen via Computer, Smartphone oder Terminal, um z.B. die Nutzung im Home Office zu ermöglichen.

Du kannst die regelmäßigen Arbeitsstunden, Gleitzeit, Überstunden und auch Abwesenheiten der Teammitglieder einstellen. Zudem können auch Urlaubsanträge über die Software abgewickelt werden. So behältst Du alle wichtigen Mitarbeiterdaten im Blick und kannst diese z.B. am Monatsende in Berichten zur Abrechnung verwenden.

Weitere Features des Zeiterfassung-Tools sind Stundenzettel als PDF, ein Export von Datensätzen für andere Lohnabrechnungsprogramme und die Unterstützung für verschiedene Arbeitszeitmodelle inkl. Schichtdienst.

Die Merkmale der Lösung:

• Zeiterfassung per Software und Terminal
• Verwaltung von Kernarbeitszeiten und Abwesenheiten
• Export als PDF

Link: timo24

Personio

Personio ist eine All-in-One HR Software, die alle HR-Kernprozesse bündelt, aber auch als Zeiterfassung Software fungiert. Das Tool bedient schwerpunktmäßig die internen Arbeitszeiten. Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten eintragen, welche anschließend von Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden.

Die Berechnungen von Lohn und Mehrarbeit übernimmt die Software automatisch. Mit zusätzlichen Integrationen für z.B. Buchhaltung kannst Du die Zeiten schnell zur Abrechnung übertragen. Die Zeiterfassung kann am PC, Tablet oder Smartphone vorgenommen werden.

Das leistet das Zeiterfassung via Cloud:

• Automatische Berechnung von Lohn und Überstunden
• Übertragung in die vorbereitende Lohnbuchhaltung
• App-Version

Link: Personio

ZEP

Die Lösung ZEP orientiert sich schwerpunktmäßig als Projektzeiterfassung Software. Zu den Funktionen zählt daher auch das Einordnen von Buchungen zu Projekten und ein zugehöriges Projektcontrolling. Die Zeiterfassung erfolgt per Browser oder App.

Zu dem Funktionsumfang von ZEP gehört u.a. die Kalkulation von Kosten und Umsätzen sowie die Rechnungsstellung. Dazu lassen sich etwa Stunden- und Tagessätze vermerken. Auch Reisekostenabrechnungen kannst Du mit der Zeiterfassungssoftware erstellen. Zusätzlich ist auch eine Unterteilung in Abteilungen oder Teams möglich.

Darüber hinaus ermöglicht die Software die Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit und die Einsatzplanung.

Das kann das ZEP:

• Kostenkalkulation und Rechnungsstellung
• Unterteilung nach Unternehmensstruktur
• Abwesenheitsverwaltung

Link: Zep

Clockodo

Eine weitere Software für die Arbeitszeiterfassung ist Clockodo. Das Unternehmen wurde in Deutschland gegründet und wird an den Standorten Unna und Fürth gehostet. Somit ist die Anwendung auch DSGVO-konform.

Nach dem Download stehen dir folgende Funktionen zur Verfügung: Eine digitale Stempeluhr, mit der Arbeits- und Pausenzeiten erfasst werden können. Für unterwegs gibt es auch die App-Variante. Zudem können die Zeiten nach Projekten, Kunden, Mitarbeitenden oder Zeiträume gefiltert werden. Auch Überstunden, Abwesenheiten, Urlaubszeiten etc. können festgehalten, eingesehen und als Exceldatei für die Lohnbuchhaltung erstellt werden.

Ein weiterer Vorteil der Software ist, dass für Projekte ein Budget hinterlegt werden kann. Alle Aufwände, die auf dieses Projekt gebucht werden, werden dort als Kosten gesammelt. Das gibt einen Einblick darüber, ob alles im Rahmen liegt.

Das kann das Clockodo:

• Krankschreibungen hinterlegen
• Übersicht aller eingetragenen Zeiten
• Stoppuhr-Funktion
• Projektzuordnung

Link: Clockodo