Zeitplanung immer im Blick
Zeitleisten sind ein weit verbreitetes Werkzeug: Nicht nur als didaktisches Medium im Schulunterricht oder als Visualisierung in der Geschichtsforschung („Zeittafel“), sondern auch in der Aufgabenverwaltung sowie im Projektmanagement. Zeitachsen verschaffen einen sofortigen Überblick der Zeitplanung über vergangene und anstehende Ereignisse, Vorhaben und Aktivitäten. Aus diesem Grund sollten Zeitleisten (engl.: Timeline) auch im operativen Geschäft nicht fehlen.
Zeitleiste: Vorlagen, Vorteile & Formen
Die Vorteile einer Zeitleiste sind auch im Business-Alltag vielfältig. Sie verorten alle Aufgaben stets im zeitlichen Kontext. Dadurch verlieren Sie keine Deadlines aus den Augen und sehen automatisch, wo sich bestimmte Aufgaben überlappen. Das hilft vor allem bei der Kapazitätsplanung und verhindert, dass Engpässe entstehen. Wenn Sie zudem Zeitleisten-Vorlagen nutzen, haben Sie eine ideale Grundlage, um mit einer einsatzfertigen Struktur direkt zu starten und Standards zu etablieren.
Zeitleiste im Projektmanagement: Gantt!
Im Projektmanagement werden Zeitleisten in der Regel in Form eines Gantt-Diagramms abgebildet, das neben der reinen Zeitachse noch weitere Informationen enthält. Auf dem Gantt Chart erscheinen alle Aufgaben als Balken, die sich über einen bestimmten Zeitraum strecken.
Sie können direkt den Aufgabentitel sehen und zudem Meilensteine und Abhängigkeiten von Aufgaben festlegen. Der Zeitstrahl zeigt anschaulich, welche To-Dos in einer Vorgänger-/Nachfolger-Beziehung stehen und aufeinander aufbauen bzw. an welchen Stellen es Konflikte gibt.
Die Top 3 Tools, mit denen Sie Zeitleisten erstellen
Zeitstrahlen lassen sich mit verschiedenen Tools aufbauen, die alle einen eigenen Schwerpunkt haben. Nachfolgend gibt der Artikel einen Überblick über 3 der beliebtesten Softwares, mit denen Sie Zeitleisten erstellen können. Wir stellen die Lösungen factro, Agantty und PowerPoint genauer vor.
factro
Mit dem deutschen Projektmanagement-Tool factro können Sie intuitiv Zeitleisten erstellen und dabei die Mehrwerte des Gantt-Diagramms für sich nutzen. Sie können alle Aufgaben mit Details wie Prioritäten, Aufwänden, Checklisten und Zuständigkeiten vorbereiten. Im Anschluss nehmen Sie auf der Zeitleiste intuitiv per Drag & Drop die zeitliche Einteilung vor. Führen Sie Aufgaben in Paketen zusammen und verschieben Sie diese als Block.
Das Gantt Diagramm in factro ist eine übersichtliche Zeitleiste
Außerdem legen Sie Abhängigkeiten in Form von Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen mit nur wenigen Mausklicks fest. Wichtige Ereignisse können Sie zudem als Meilensteine markieren. factro denkt dabei mit: Wird ein Vorgänger abgeschlossen, werden Sie darüber informiert. Wenn ein Vorgänger oder Nachfolger verschoben wird, lassen sich alle abhängigen Tasks mit verschieben. Vor Terminkonflikten wird gewarnt.
Als Cloud-basierte Collaboration Software ist das Tool bestens für die Teamarbeit geeignet. Alle Änderungen an der Zeitleiste werden automatisch für alle synchronisiert. Sie können jede Timeline, die Sie erstellen, zudem als Zeitleisten-Vorlage speichern, immer wieder verwenden und im Team teilen. Alle Zeitstrahlen können Sie als Bild oder als CSV exportieren, um die Daten anderweitig zu verwenden.
Das zeichnet factro aus:
- Intuitive Bedienung
- Zeitleiste erstellen und als Vorlage speichern
- 100% Made in Germany: Entwicklung, Support und Server in Deutschland
- Direkt im Team starten
- Mobile App für iOS und Android
Link: factro
Agantty
Das Tool Agantty fokussiert sich besonders auf die Darstellung im Gantt Chart. Mit der Lösung können Sie einen Zeitstrahl erstellen, auf dem Sie Ihre Aufgaben wiederfinden und auch im Team zuordnen können. Die Bedienung per Drag & Drop ist ebenfalls möglich. Eine alternative Darstellung der Aufgaben ist eine Listenübersicht und der Export als PDF.
Seit Kurzem bietet Agantty auch eine Mobile App an, mit der man die Aufgaben auch unterwegs im Blick behalten und bearbeiten kann. Über die Einteilung von Teams und Nutzerrechten können Sie zudem die Teamarbeit konkreter steuern.
Das bietet Agantty:
- Timeline erstellen und anpassen
- Aufgaben im Team zuteilen
- Mobile App für unterwegs
Link: Agantty
PowerPoint
PowerPoint ist ein Klassiker und besonders durch Microsoft Office sehr bekannt. Das Tool ist wird hauptsächlich für Präsentationen in Schulen, Universitäten und Unternehmen genutzt, eignet sich aber auch, wenn Sie eine Zeitleiste erstellen wollen. Im Internet finden Sie viele Zeitleisten-Vorlagen für PowerPoint, doch diese sind meist starr und eher für visuelle Zwecke hilfreich.
Mit PowerPoint lassen sich Timelines erstellen
Die Vorteile von PowerPoint sind besonders die flexible Optik inkl. Animationen und Übergängen. Durch die zahlreichen Zeitstrahl-Templates können Sie sehr effizient fertige Abbildungen erstellen. Doch anders als z.B. factro ist PowerPoint keine Projektmanagement-Software. Aufgabenmanagement klappt mit PowerPoint nur eingeschränkt und sehr umständlich.
Das macht PowerPoint aus:
- Gut für Präsentationen
- Viele Optionen für Visualisierung
- Viele kostenlose Vorlagen erhältlich
Link: PowerPoint
