Vorlage für einen Zeitplan gesucht?

Standardisierte Zeitplanung entwickeln

Ob Seminararbeit, die eigene Hochzeit, der Hausbau – oder Vertriebsprojekte, Verkaufskampangen, Innovations-Vorhaben in Unternehmen: Alles sind Projekte, bei denen ein effektiver Zeitplan bzw. Meilensteinplan ein maßgeblicher Erfolgsfaktor ist. Bei wiederkehrenden Projekten ist eine Vorlage für einen Zeitplan besonders sinnvoll und – gerade im schon ohnehin gut gefüllten Arbeitsalltag – eine enorme Entlastung.

Mit dem passenden Tool geht’s ganz leicht!

Welches Tool bzw. welche Vorlage hilft am besten bei der Planung Deiner Zeit? Wir zeigen, wie Du Deine Zeitplanung klassisch in Excel und Word oder einer innovativen Projektmanagement-Software aufbauen kannst. Und so Dein Zeitmanagement einfach und ohne viel Aufwand mit dem „richtigen“ Tool kostenlos umsetzen, um Vorgänge, Aufgaben und To-dos rechtzeitig zu erledigen.

1. Warum ist eine Vorlage für einen Zeitplan sinnvoll?
2. Was ist ein Zeitplan im Projektmanagement?
3. Warum Vorlagen in Excel und Word für die Zeitplanung nicht wirklich effizient sind
4. Vorlagen für den Zeitplan im Projektmanagement-Tool erstellen
5. Fazit: Zeitplan Vorlagen entstehen mit einer PM-Software im Handumdrehen

Das passende Zeitmanagement im Arbeitsalltag reduziert Stress und vereinfacht die Zusammenarbeit

1. Warum ist eine Vorlage für einen Zeitplan sinnvoll?

Vorlagen erleichtern den Arbeitsalltag in Projekten – das gilt auch beim Zeitplan. Eine Zeitplanvorlage ist dabei nicht nur zeitsparend, sondern speichert terminierte Abläufe und Vorgänge und setzt Zeiten in Projekten automatisch. Bei sich wiederholenden Meetings und Terminen timet eine Vorlage einen festen zeitlichen Ablauf und definiert den Aufwand für den jeweiligen Vorgang. Das ist gerade dann praktisch, wenn Vorhaben einen festen Endterminen verfolgen, weil der Auftraggeber z.B. eine Deadline setzt.

„Ein Plan ist kein starres Korsett, sondern eher ein Radarschirm für die Aufgaben und Termine, die in der Woche oder dem Projekt anstehen.“

Mit einer Projektvorlage für eine wiederkehrende Zeitplanung wird eine feste Struktur etabliert, die die Arbeitszeit der Mitarbeiter effizienter nutzt und klare Richtlinien setzt. Im Nachhinein wird damit das Miteinander sowie die Zusammenarbeit im Team verbessert.

2. Was ist ein Zeitplan im Projektmanagement?

Zunächst einmal die Grundlagen: Was ist denn überhaupt ein Zeitplan im Projektmanagement (PM)? Der Plan im PM listet alle Aktivitäten, Vorgänge, Termine im Kalender und Meilensteine mit dem jeweiligen Start- und Endzeitpunkt sowie den zugehörigen Ressourcen auf. Außerdem überblickt er die jeweilige Dauer der einzelnen Vorhaben sowie die gesamte Projektdauer. Dabei wird dies als Zeitleiste dargestellt.

Der Zeitplan beantwortet also die Frage „Wann findet welcher Vorgang statt?“ und plant damit den zeitlichen Ablauf eines Projekts. Der Zeitplan ist für ein erfolgreiches Zeitmanagement in Projekten daher unumgänglich – die Vorlage vereinfacht letztlich den Aufbau zukünftiger Projekte.

Warum ist das Arbeiten mit Vorlagen sinnvoll?

Eine Vorlage für einen Projektzeitplan standardisiert wiederum die zeitliche Abfolge aus vergangenen Projekten. Im Unternehmensalltag wiederholen sich Projekte häufig, sodass eine Zeitplanvorlage gerade am Anfang eines Projekts – neben unzähligen Meetings, dem Kick-off und Projektstart – schnell einen zeitlichen Rahmen setzt. So kann bereits von Beginn an die Dauer besser eingeschätzt und kommuniziert werden.

Mit dem Start in ein neues Projekt möchten Auftraggeber, Stakeholder, das Management sowie Projektmitglieder einschätzen können, welchen Umfang das Projekt hat. Die Vorlage hilft dabei Zeiten sowie Fristen in entsprechenden Aufgaben zu setzen und plant zusätzliche Pufferzeit, die in vergangenen Projekten notwendig war. Bei einem ungeplanten Ausfall bleibt damit z.B. trotzdem genügend Zeit die Deadline zu erreichen.

Im Krankheitsfall bleibt durch den passenden Zeitplan genügend Pufferzeit – eine Vorlage hilft bei der zeitlichen Schätzung

3. Warum Vorlagen in Excel und Word für die Zeitplanung nicht wirklich effizient sind

Wenn man Online recherchiert, ist schnell festzustellen, dass es eine große Auswahl an kostenlosen Vorlagen als Excel- oder Word-Datei für eine Zeitplanung zu finden gibt – angefangen bei der Gartenparty bis hin zur Projektplanung. Auch lassen sich schnell ganz einfach persönliche Vorlagen in den Anwendungen erstellen.

Auf Projektebene wird das Arbeiten unpraktisch

Wichtig zu wissen: Vorlagen in Excel und Word sind für eine Projektplanung auf Organisationsebene häufig zu unübersichtlich. Zu viele Aufgaben und Informationen werden in einem Tabellenblatt verarbeitet, sodass man hinterher nur mit großer Anstrengung die richtigen Details wiederfindet. Es gibt keine Auskunft über den Status der vereinzelten Aufgaben. Dazu kommt, dass Zeiten – gerade die Arbeitszeiten der Projektbeteiligten – ebenfalls nicht erfasst werden können.

Auch die Erfassung und Änderung in Echtzeit, die ein wichtiger Bestandteil einer guten Zusammenarbeit ist, können diese Programme nicht bieten. Gerade wenn mehrere Projektbeteiligte gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, sollten immer alle auf einem einheitlichen Stand sein. Nur so wird doppelte Arbeit und eine fehlerhafte Kommunikation vermieden.

Falls Du jedoch nicht auf die Arbeit mit Excel, PowerPoint und Co verzichten kannst, gibt es hier Vorlagen zum Herunterladen:

• Kostenlose Vorlagen für Projektzeitpläne in Excel (smartsheet.com)
• Kostenlose Zeitleiste-Vorlagensammlung für Profis (officetimeline.com)
• Anpassbare Vorlagen für Projektzeitpläne und Roadmaps (create.microsoft.com)

Bedenke jedoch, dass diese Vorlagen immer händisch ausgefüllt und angepasst werden müssen, damit sie aussagekräftig sind und bleiben. Das bedeutet: mehr Aufwand.

Digitale Tools verbessern die Arbeit im Projekt

Gerade die Kommunikation im Team ist zwar mit Excel möglich, aber definitiv nicht ideal. Zugegeben, Tabellenblätter können vielleicht per Mail verschickt oder geteilt werden: Was fehlt ist allerdings die wichtigsten Möglichkeiten Anmerkungen wie z.B. Kommentare zu hinterlassen, um gezielt Fragen, Verbesserungsvorschläge oder Informationen zu vermitteln.

Für die private Gartenparty oder den Wochenplan ist die Vorlage in einer Excel-Tabelle aus dem Netz sicherlich noch ausreichend – doch für komplexe, projektübergreifende Vorhaben nutzen Projektmanager eine Projektmanagement-Software. Bei einer Software sind alle projektrelevanten Informationen in einer Cloud gesammelt.

In großen Projekten ist ein Zeitplan aus einer Excel-Vorlage unhandlich

4. Vorlagen für den Zeitplan im Projektmanagement-Tool erstellen

In vielen Unternehmen gehört eine Projekt-Software bereits zum Arbeitsalltag und vereinfacht damit die Organisation innerhalb der Projektbeteiligten. Im Tool lassen sich Vorlagen kostenlos speichern, um ein komplettes Projekt im Handumdrehen zu erstellen – die Zeitplanung ist in diesen Projektvorlagen inklusive.

Das heißt, dass bereits mit der Planung des Projekts, automatisch ein Zeitplan entsteht. Für zukünftige Projekte kann diese Projektvorlage in der cloud-basierten Tool gespeichert werden. Das Gute dabei ist, dass dies anpassbare Vorlagen sind. Das bedeutet bei einer notwendigen Aktualisierung, kann die entsprechende Vorlagen mit nur wenigen Klicks geändert werden.

Vorlagen lassen sich auf zwei unterschiedlichen Wegen im Tool erstellen:

1. Entweder entsteht eine Vorlage aus einem abgeschlossenen Projekt. Das heißt, dass Vorgänge, die Terminplanung sowie Deadlines übernommen werden und so im neuen Projekt bereits mit wenig Aufwand eine Projektstruktur bildet.
2. Oder eine Vorlage wird im Vorhinein für zukünftige Projekte erstellt. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn wiederkehrende Projekte zum Arbeitsalltag gehören. Das sind z.B. Kundenaufträge, also sog. Routine-Projekte.

Wie entsteht der Zeitplan im Tool?

Die Einordnung der jeweiligen Aufgaben kann im Projektstrukturplan erfolgen. Daraus ergeben sich schließlich Start- und Endzeiten jedes Vorgangs und des gesamten Projekts. Im PSP sind die Vorgänge allerdings in keiner zeitlichen Reihenfolge angeordnet, sondern bieten ausschließlich einen Gesamtüberblick über das Projekt. Für eine Zeitplanung empfiehlt sich daher das Gantt-Diagramm.

Vorlagen im Gantt Diagramm

Im Gantt Chart erhält man eine Übersicht über Fortschritte, Deadlines und Meilensteine und das immer auf dem aktuellen Stand, denn Änderungen werden in Echtzeit für alle Projektmitglieder erfasst.

Das Gantt ist auch deswegen ein beliebtes Werkzeug, da Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben leicht visualisiert werden können. Klar wird, welche Aufgaben kritisch voneinander abhängen, sodass eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung entsteht. Es wird also die Frage geklärt: „Welche Aufgabe muss wann erledigt werden, um mit der nächsten zu starten?“

Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt einfach

Mit einem guten Zeitplan und der entsprechenden Vorlage werden also Ressourcen besser eingeteilt. Sollte es zu einem unerwarteten Verzug kommen, kann schnell reagiert werden. Das Beste: Bei einer Änderung einer Aufgabe, passt die Software alle weiteren, abhängigen Aufgaben an. Für die Vorlagen können solche Puffer von vornherein mit eingeplant sein.

Gerade bei zeitlichen Anpassungen werden alle Aufgaben in der Software automatisch mit verschoben. Das heißt für Dich, dass die einzelnen Aufgaben aus dem Projekt nicht manuell angepasst werden müssen. Das vermeidet in erster Linie Fehler, aber spart auch Arbeitszeit.

Mit dem Projektmanagement Tool factro kannst Du ganz einfach diese Vorlagen nach Deinen individuellen Bedürfnissen erstellen. So sparst Du Dir Zeit und Nerven und musst eben nicht immer wieder von vorne Anfangen, Deine Zeitpläne zu erstellen. In diesem Video zeigt die Marvin, wie Du die Vorlagen-Funktion optimal nutzen kannst.

4. Fazit: Zeitplan Vorlagen entstehen mit einer PM-Software im Handumdrehen

Für kleinere Events ist eine Vorlage für die Zeitplanung in Excel oder Word also noch völlig ausreichend – wenn ein Projekt allerdings größer ist, wird die Planung schnell unübersichtlich und gerät, im schlimmsten Fall, in Verzug.

Der Einsatz eines PM-Tools organisiert daher nicht nur Vorlagen übersichtlich, sondern ergänzt auch alle zugehörigen Aufgaben, Aufgabenpakete und Dokumente. Um die Vorlagen stets aktuell zu halten, sollte der Stand regelmäßig überprüft und bei Bedarf, mithilfe von Lessons Learned, angepasst werden.