Stadt Bergisch Gladbach – Verwaltung digitalisieren mit factro
Prozesse erheben, analysieren & optimieren: Mit der Digitalisierung ihres Projektmanagements schafft es die Stadt Bergisch Gladbach, ihre Verwaltung bürgernah, modern und benutzerfreundlich zu gestalten. In den Bereichen E-Government, Onlinezugangsgesetz & Smart City läuft die Projektarbeit bereits richtig erfolgreich.
Use case: Digitalisierung
Branche: Öffentlicher Dienst
Die Herausforderung
Im Rahmen des Onlinezugansgesetzes (OZG) müssen Stadtverwaltungen ihren Bürgerinnen & Bürgern, Unternehmen und sonstigen Organisationen über 6.000 Verwaltungsleistungen in rund 575 Leistungsbündeln online verfügbar machen. Auch das OZG 2.0 bringt noch Unklarheiten mit sich. Um sich darauf vorzubereiten, schafft die Stadt Bergisch Gladbach transparente Prozesse und Standards in ihren Strukturen.
Die größte Herausforderung dabei? Projekte wurden oft manuell in Listen, auf Whiteboards oder in zahlreichen Dokumenten abgebildet. Transparenz und klare Zuständigkeiten? Fehlanzeige! Das Ziel war klar: ein gemeinsames Bild für alle schaffen.
„Vor factro haben wir hauptsächlich im SharePoint direkt in den Dokumenten gearbeitet oder versucht, am Whiteboard oder in einer Liste die Themen abzubilden. Jetzt ist endlich alles fürs Team transparent und Zuständigkeiten können klar verteilt werden.“
Die Lösung
Voller Fokus auf die Einführung einer Projektmanagement-Software, die den nötigen Überblick und Standards im Vorgehen schafft. Digital und cloudbasiert. Bei der Evaluation landet die Stadt Bergisch Gladbach zielsicher bei factro.
Warum es direkt Klick gemacht hat? Weil alles intuitiv ist! Das gemeinsame Bild ergibt sich im Strukturbaum. Ein Fahrplan, den alle verstehen können – das ist perfekt. Auch für diejenigen, die vielleicht nicht so digital affin sind. So konnte die Stadt Bergisch Gladbach schnell und selbstständig starten, ohne das Team erst aufwendig schulen zu müssen. Die ersten Projekte konnten so im Raketenstart angelegt werden.
„Direkt beim ersten Öffnen war ich vom Strukturbaum begeistert und dachte: ‚Wow, die machen’s ganz anders.‘ Die Bedienung war total intuitiv, sodass ich mir von Anfang an sicher war, dass damit alle gut arbeiten können – auch die, die vielleicht nicht so digital affin sind.“
Das Ergebnis
Alle Infos, Dokumente, Berichte und Zuständigkeiten sind endlich fürs gesamte Team transparent. Wer hat was bis wann zu tun? Das ist endlich klar nachvollziehbar, sodass auch bei kurzfristigen Änderungen oder Krankheitsfällen schnell reagiert werden kann.
Auch Meetings sind nun deutlich effizienter: Statt einer Stunde genügen mit factro 15 Minuten, um alle Beteiligten auf den neuesten Stand zu bringen und Entscheidungen zielgerichtet zu treffen.
Richtig nachhaltig wird die Projektarbeit mit Vorlagen, die zukünftig den Standard für OZG-Maßnahmen setzen und den Planungsaufwand massiv reduzieren.
„Die transparente Dokumentation in factro ist ein wesentlicher Gewinn für uns im Team. Alle sehen zu jeder Zeit, was noch zu tun ist und wo wir gerade stehen. Das gilt auch für komplexere Projekte.“
@Stadt Bergisch Gladbach:
Wofür schätzt Ihr factro besonders?
Volle Transparenz
Alles auf einen Blick & an einem Ort: Du hast LIVE die Übersicht über Zuständigkeiten, Aufgaben und Fortschritte. Perfekt für Dein Team und auch Deine Führungskräfte.
Intuitive Bedienung
factro funktioniert genauso, wie Du es erwartest. Ohne lange Einarbeitung. Das gilt auch für diejenigen im Team, die nicht so digital affin sind. Alle können zusammenarbeiten.
Mehr Zeitersparnis
Mit klaren Prozessen, weniger Suchen und weniger Rückfragen kannst Du dich mit Deinem Team aufs Wesentliche konzentrieren und das ein oder andere Meeting sparen.
Sicherheit & Datenschutz
factro ist zu 100% DSGVO- & BDSG-Neu-Konform und konsequent „Made in Germany“. Eine AVV und ein EVB-IT-Cloudvertrag können auf Anfrage abgeschlossen werden.
factro Dauerbrenner
der Stadt Bergisch Gladbach:
Zusammenfassung
Bergisch Gladbach, Nordrhein-Westfalen
Abteilung
Stabsstelle Digitalisierung
Tätigkeitsfelder
E-Government (interne Verwaltungsdigitalisierung) & Smart City.
Warum factro?
Weil mit factro endlich alle im Team digital und intuitiv in Projekten zusammenarbeiten können. In einem visuellen Plan, den jeder versteht.
Einführung von Dokumenten-Management-System (DMS), Digitale Sprechstunde, Citykey-App, Serviceportal, LoRaWAN, Open Data Portal etc.
Größte Herausforderung
Einen Ort zu finden, an dem alle Infos zum Projekt gebündelt werden können, um viele Rückfragen und ewiges Suchen zu vermeiden.
Ergebnisse
100 % Transparenz in der laufenden Projektarbeit und klar strukturierte Standardprozesse für zukünftige OZG-Projekte geschaffen.
Und was ist mit Dir?
Addresse
Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG
Kirchharpener Str. 46
D-44805 Bochum
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